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Técnicas de arquivamento

Posted on: junho 7, 2009

Elementos e Definições
O primeiro elemento essencial refere-se à razão pela qual os materiais foram produzidos e acumulados.
Serão arquivos os documentos criados e acumulados na consecução de algum objetivo. Em nível governamental, tal objetivo é o cumprimento de sua finalidade oficial (valor primário). Assim, filmes cinematográficos, por exemplo, quando produzidos ou recebidos por uma administração no cumprimento de funções específicas, podem ser considerados arquivos. Documentos escritos, ainda que classificados como manuscritos históricos, se tiverem sido produzidos em decorrência de uma atividade organizada – como por exemplo os de uma igreja, uma empresa, ou mesmo de um indivíduo – poderão ser considerados arquivos.

O segundo elemento essencial diz respeito aos valores pelos quais os arquivos são preservados. Para que os documentos sejam arquivados devem ser preservados por razões outras que não apenas aquelas para as quais foram criados e acumulados. Essas razões tanto podem ser oficiais quanto culturais. Serão então preservados para o uso de outros além de seus próprios criadores (valor secundário).
Devem ainda satisfazer a condição de serem realmente documentos do órgão que os oferece.
Para que se possa garantir a integridade dos documentos preservados deve-se mantê-los conservados num todo como documentos do órgão que os produziu, deve-se ainda guardá-los na sua totalidade, sem mutilação, modificação ou destruição de parte deles.
Conquanto não haja uma definição de arquivo que possa ser considerada definitiva, pode-se defini-los como, “os documentos de qualquer instituição pública ou privada que hajam sido consideradas de valor, merecendo preservação permanente para fins de referência e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depósito, num arquivo permanente.” (T.R.Schellenberg).
Ou ainda, segundo Sólon Buck, ex-arquivista dos EUA, assim o definiu: “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.”
Pode-se dizer que a finalidade de um arquivo é a de servir à Administração; e sua função é a de tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua guarda.
O art. 2º da Lei 8.159/91 define arquivo da seguinte forma: “Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.”

Estágios de sua evolução

Arquivos de primeira idade, corrente, ativo ou de movimento são aqueles constituídos de documentos em curso ou consultados frequentemente conservados em dependências próximas de fácil acesso.
Arquivos de segunda idade, intermediários ou limbo, são aqueles constituídos de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los. Não há necessidade de conservá-los próximos aos escritórios. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. Por isso, são também chamados de “limbo” ou “purgatório”.
Arquivos de terceira idade, de custódia ou permanentes são constituídos de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa, que se conservaram em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. Estes são os arquivos propriamente ditos.
A cada uma dessas fases – que são complementares – corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, conseqüentemente, uma organização adequada.

Extensão de sua atuação

Quanto à abrangência de sua atuação podem ser setoriais e gerais ou centrais. Os arquivos setoriais (núcleos de arquivo ou arquivo descentralizado) são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente.
Os arquivos gerais ou centrais são os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição, centralizando as atividades de arquivo corrente.
Natureza dos documentos
Podem ser especiais e especializados. O arquivo especial é aquele que tem sob sua guarda documentos de formas físicas diversas – fotografias, discos, fitas, slides, disquetes, CD-ROM – e que, por esta razão, merecem tratamento especial. Arquivo especializado é o que tem sob sua custódia os documentos resultantes da experiência humana num campo específico, independentemente da forma que apresentem. Ex.: arquivos médicos, arquivos de engenharia, arquivos técnicos.
Gênero (característica)
Podem ser: escritos ou textuais, cartográficos (mapas e plantas), iconográficos (fotografias, desenhos, gravuras), filmográficos (filmes e fitas videomagnéticas), sonoros (discos e fitas audiomagnéticas), micrográficos (rolo, microficha, jaqueta), informáticos (disquetes, HD, CD-ROM).
Natureza do Assunto (característica)
Quanto à natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos e sigilosos. Ostensivo é o documento cuja divulgação não prejudica a administração.São sigilosos os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, por isso, requerem medidas especiais de guarda para sua custódia e divulgação. Em nossa legislação, os arts. 23 e 24 da Lei 8.159 estabelecem:
Art. 23. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos.
§ 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são originariamente sigilosos.
§ 2º O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma única vez, por igual período.
§ 3º O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produção.
Art. 24. Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte.
Parágrafo único. Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.
A regulamentação do artigo 23 dessa lei veio com o Decreto nº 2.134 de 24 de janeiro de 1.997, que está reproduzido em seu inteiro teor no apêndice I.
Correspondência

É toda forma de comunicação escrita, produzida e endereçada a pessoas jurídicas ou físicas, bem como aquela que se processa entre órgãos e servidores de uma instituição.
Quanto ao destino e procedência pode-se classificar a correspondência em externa e interna. Interna é a correspondência trocada entre os órgãos de uma mesma instituição. São os memorandos, despachos, circulares.
Contrário sensu, externa é aquela trocada entre órgãos de instituições diversas ou entre órgãos de uma entidade e pessoas físicas, como ofícios, telegramas e cartas.
A correspondência pode ainda ser oficial e particular. Será oficial a que cuidar de assuntos de serviço ou de interesse específico das atividades de uma instituição. Será particular se de interesse pessoal de servidores ou empregados de uma instituição.
Tipo de Arquivamento
Pode ser horizontal ou vertical. Horizontal se os documentos ou fichas forem arquivados uns sobre os outros, bem como em caixas, estantes ou escaninhos. Será vertical se os documentos ou fichas estiverem dispostos uns atrás dos outros, permitindo sua rápida consulta, sem a necessidade de remover outros documentos para ter acesso a um determinado documento ou ficha.
Diferenciação entre biblioteca e arquivo
As diferenças básicas entre os materiais de biblioteca e de arquivo referem-se precipuamente ao modo pelo qual se originaram e ao modo pelo qual entraram para as respectivas custódias. Como já foi visto, os arquivos têm estreito vínculo com as atividades funcionais de um órgão do governo ou de qualquer outra entidade. Seu valor cultural pode ser considerado secundário ou acidental. O material de uma biblioteca visa primordialmente a fins culturais – estudo, pesquisa e consulta.
Os arquivos são órgãos receptores, enquanto as bibliotecas são colecionadores. Os materiais de biblioteca são adquiridos principalmente a partir de compras e doações, ao passo que os arquivos são produzidos ou recebidos por uma administração para o cumprimento de funções específicas. Jamais serão colecionadores como a biblioteca e sua qualidade própria de arquivo só se conserva integralmente enquanto a forma e a inter-relação natural forem mantidas. Uma biblioteca não deve recolher documentos oficiais.
Além disso há significativa distinção quanto aos métodos empregados em um e outro caso. Ao apreciar o valor dos documentos expedidos por um órgão oficial ou privado, o arquivista não o faz tomando por base partes do material. Não examina e conclui quanto ao valor de uma simples peça avulsa como uma carta, um relatório ou qualquer outro documento. Faz o seu julgamento em relação às demais peças, isto é, em relação à inteira documentação, resultante da atividade que a produziu. O bibliotecário, ao contrário, avalia o material a ser adquirido por sua instituição como peças isoladas. Por isso, os arquivistas não podem arranjar seus documentos de acordo com esquemas predeterminados de classificação de assunto.
O bibliotecário, no arranjo de seu material, que consiste em peças avulsas, pode empregar qualquer sistema de classificação. O principal objetivo de um sistema é reunir materiais idênticos, mas o valor de determinada peça não estará necessariamente perdido se não for classificado em determinado lugar. O mesmo não ocorre no arquivo: uma vez que as peças tenham sido retiradas do seu contexto inicial, destruiu-se muito do seu valor de prova. Daí surgiu o princípio da proveniência, pelo qual os documentos são agrupados pelas suas origens. O arquivista deve estabelecer uma classificação ditada pelas circunstâncias originais de criação. O princípio da proveniência resultou de experiências desastrosas ocorridas na Europa, quando se tentou o emprego de diversos esquemas de classificação.
Outra diferença que pode ser destacada é a de os materiais de biblioteca existirem via de regra em numerosos exemplares, ao passo que os documentos de arquivos existem em um único exemplar ou em limitado número de cópias.
Pode-se dizer que a biblioteconomia trata de documentos individuais e a arquivística, de conjuntos de documentos.

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